Image sekretářské a asistentské profese

URČENO: Pro sekretářské a asistentské profese na všech úrovních.

CÍL: Vybavit pracovnice(ky) sekretariátů znalostmi v uplatňování profesionálních komunikačních technik, zejména ve svízelných situacích. Ukázat možnosti racionalizace práce a zlepšování dojmu ze své osoby. Tréninkem nastartovat vnímání zlozvyků a jejich konfrontaci s profesionálními způsoby prezentace sebe i firmy.

ORGANIZACE:
Průprava je pojata jako cyklus čtyř jednodenních tématických bloků s vnitřně samostatnou problematikou. (Cyklus je možné koncipovat též jako pětidenní, zařazenním tréninku profesionálního telefonování). Časové rozložení témat je cca 14 ti denní až měsíční. Skupina max. 15 ti posluchačů se předpokládá pokud možno stálá.
Přestože v náplni průpravy dominují ukázky a praktická cvičení, je rozsah a hloubka problematiky předurčena potřebami a zkušenostmi frekventantů. Proto není vyloučena potřeba průběh tréninku korigovat. V praxi to znamená možnost změny rozsahu tématických bloků s možností zařadit nad rámec některé prvky v nabídce neprezentované.

OBSAH TEMATICKÝCH BLOKŮ
PRVÝ TEMATICKÝ OKRUH
Kvalifikace sekretářské a asistentské profese:
* Rozhodující faktory úspěchu v této profesi.
* Prvý dojem "PRVÝCH PĚT MINUT".
* Jak úspěšně a trvale konkurovat ve své profesi.

Jak komunikovat se šéfem:
* Vztah a důvěrný vztah.
* Vhodnost projevu a přizpůsobování.
* Organizace neorganizovatelného šéfa.
* "MIZEJÍCÍ ŠÉF", co se ode mne očekává, co zařídit...?
Vzhled (vizáž):
* Celková úpravnost, hygiena, prevence proti nehodám.
* Oblečení včetně doplňků. (Demonstrace a praktické cvičení v kombinaci oblečení včetně doplňků).
DRUHÝ TEMATICKÝ OKRUH
Jak vyjít se spolupracovníky:
* Vytváření pozitivního klimatu.
* Diskuze v kanceláři, vedení spolupracovníků.
* Harassment na pracovišti.
* Iniciativa ano či ne?
* Zapracování nové pracovní síly.
* Obrana proti manipulaci - trénink technik, videoukázky.
* Trénink rozhovoru s nadřízeným.
Jak jednat s návštěvou:
* Sjednávání návštěv (technickými komunikačními prostředky, písemně ap.).
* Vybraná pravidla společenského vystupování (praktika za účasti posluchačů).
Jak si organizovat práci:
* Denní rutina.
* Vedení diáře a personáře.
* Organizace vlastního pracovního místa.
* Efektivní pořádání schůzí.
* Starost o finance.
* Pošta, fax, e-mail ap.
TŘETÍ TEMATICKÝ OKRUH
Trénink vybraných komunikačních technik:
* Jak reagovat na ošidné otázky (trénink v "HORKÉ ŽIDLI").
* Nácvik techniky k zvýšení předpokladu souhlasu druhé strany na naše požadavky (návrhy) - videoukázky.
* Obrana proti chaosu ve vlastním slovním projevu (mluvení po logice, jak se neutopit v detailu).
* Co dělat, když mně uniká význam toho, co sděluje druhá strana - jak na chaotického partnera (videukázky technik)
* Jak čelit komunikačním šumům (případová studie s posluchači).
* Vybrané techniky reagování na námitky.
* Kdy klást otázky a jakého druhu, k rychlému zjištění stavu věcí. (Videoukázky technik, cvičení).
* Umění naslouchat. (Videoprogram, předvedení, rozbor ve skupině).
* Způsoby jednání s rozčilenou osobou.
* Vybrané konfliktní situace na pracovišti a doporučení k jejich řešení (pomluva, předvádění se, strhávání do hádky ap.).
ČTVRTÝ TEMATICKÝ OKRUH
Jak zvládat psychickou zátěž a stát se pánem svého času:
* Ověření vlastního životního stylu. Identifikace původců stresu (individuálně každý z účastníků).
* Jak omezit lidská nedorozumění; obavy ze sociálních nejistot; prevence konfliktů v osobním a pracovním životě (nácvik technik "PRVÉ POMOCI").
* Zloději času.
* Jak se vypořádat s neúspěchem.
* Volba životního stylu, jak relaxovat.
* Exponovaná sekretářka (asistentka) v roli životního partnera a matky. Životní předěly, generační hlediska osobní kariéry,děti.
* Využití psychodiagnostických osobnostních metod k poznání sebe sama (individuální práce, následný rozbor a praktické příklady využití).
* Ověření osobních postojů a jejich konfrontace se skutečnou rolí, kterou na pracovišti zastávám.
METODY TRÉNINKU:
Soustředění jsou koncipována s maximálním uplatněním aktivity posluchačů. Převažují cvičení, případové studie a hry s cílem vyhledávat možná řešení.Zakomponovány jsou videoprogramy (včetně ukázek ze skryté kamery) a jejich individuální či skupinový rozbor prezentovaný posluchači.
POZNÁMKA: Jako součást tréninkového cyklu je možno uplatnit komplexní psychologické ověření vlastností osobnosti u každého účastníka. Výsledky jsou sdělovány individuálně a diskrétně s poradenstvím jak využít svých dispozic a jak naopak zvládat slabší místa. Diagnostika probíhá současně s tréninkem a nevyžaduje další soustředění posluchačů.

ROZSAH:
Celkem čtyři jednodenní samostatné tématické bloky s možným časovým rozložením. (V případě zařazení tréninku profesionálního telefonování se cyklus rozšiřuje na pětidenní).